Bugünlerde her organizasyonun doğru çalışanı bulma sorunuyla karşı karşıya olduğu bir sır değil. WorkJam tarafından yapılan araştırma, ankete katılan Amerikalı iş liderlerinin neredeyse P’sinin en az 5-6 aydır personel yetersizliği yaşadığını ve H’inin personel eksikliği nedeniyle müşterilerini kaybettiğini ortaya koyuyor. Aynı şekilde, 38 üye ülkeyi içeren OECD araştırması, şu anda COVID salgını öncesine göre 20 milyon daha az insanın çalıştığını tespit etti. Tedarik zincirlerindeki kesintiler, COVID salgınları ve Büyük İstifa ile ilgili zorluklar nedeniyle birçok yönetici, ekiplerinin aşırı iş yüküyle mücadelesinden endişeli.
Aşırı İş Yükü Nedir?
Aşırı iş yükü, bir kuruluştaki çalışanların kendilerine normal çalışma saatleri içinde gerçekleştirilebileceklerinden daha fazla iş atandığında meydana gelir. Bu, geçici bir zorluktan kaynaklanır, bir bireyin veya bir ekibin başına gelebilir ve eğer ilgilenilmezse tüm organizasyonun geneline yayılabilir. Çalışanlar sürekli olarak aşırı iş yüküne maruz kalırsa, bu strese, tükenmişliğe ve sonunda çalışanların işten ayrılmasına neden olabilir.
Öyleyse, yapılacak daha çok iş ve daha az kaynak varken, yöneticiler bu süreçte aşırı iş yüküyle nasıl başa çıkabilir ve ekiplerini nasıl koruyabilir?
Gerçekçi ol
Bir yöneticinin aşırı iş yükünü gidermek için yapabileceği ilk şey, gerçekle yüzleşmektir. Bir departman gerçekten aşırı yüklenmişse, bazı şeyler yapılamayacaktır. En iyi zaman yönetimi becerileri bile gün içinde daha fazla saat yaratamaz. Yöneticiler, verilen sürede neyin başarılabileceği konusunda kendilerine ve ekiplerine karşı dürüst olmalıdır. Yöneticiler bu konuda dürüst olursa, işler yolundan çıkmaya başladığında basitçe tepki vermek yerine zaman çizelgelerini ayarlama ve görevlere öncelik verme konusunda proaktif kararlar alabilirler.
Yöneticiler, çalışanların stresli hissettiklerini veya iş taleplerini karşılamak için uzun saatler çalıştıklarını da kabul etmelidir. Çalışanların aşırı iş yüküyle nasıl başa çıktıklarına dair gerçekçi bir bakış açısına sahip olmak önemlidir. Stres seviyelerini ölçmek ve kapasiteyi mümkün olduğunca değerlendirmek için çalışanlarla görüşün.
Görevleri Günlük Olarak Önceliklendirin
Bir ekip aşırı yüklendiğinde, yöneticiler onlardan her gün hızlı bir şekilde gözden geçirilen öncelikli yapılacaklar listeleri oluşturmalarını istemelidir. Liderler, ekiplerinin yapılacaklar listesini önem derecesine göre sıralamasına ve ayarlamalar yapmak için bu öncelikleri sık sık gözden geçirmesine yardımcı olmalıdır. Ayrıca, çalışanların her bir görevin ne kadar zaman aldığını ve tamamlanmamış projelerin ileride tamamlanmasının ne kadar süreceğini takip etmesi de yararlı olabilir.
Bu hızlı günlük inceleme sayesinde bir ekip, değişen öncelikler, değişen son tarihler veya acil ilgilenilmesi gereken öğeler hakkında bilgi sahibi olabilir. Yöneticiler, bu günlük öncelikleri belirlerken ekiplerini çok yakından yönetmemeye dikkat etmelidir. Bunlar, gerektiğinde rehberlik ve tavsiye sağlama amaçlı kısa tartışmalar olmalıdır. Zaman kaybına yol açabilecek küçük ayrıntılara aşırı girmediğinizden emin olun.
Öncelikleri Yukarıya Bildirin
Ekibiniz öncelikleri konusunda aynı hizaya geldiğinde, yöneticiler bu kararları patronlarına ve yönetici arkadaşlarına iletmelidir. Bir takımın karşılaştığı zorluklardan ve gecikmelerden üst kademeleri haberdar etmek çok önemlidir. Gecikmeler diğer departmanların önceliklerini etkiliyorsa veya müşteri memnuniyeti ile ilgili sorunlara neden oluyorsa, onları mümkün olan en kısa sürede bilgilendirmek her zaman en iyisidir. Meslektaşlarla aşırı iş yükü hakkında iletişim kurmak, projeleri zamanında tamamlamak için başkalarının fikirlerini de duymanızı sağlayacaktır. Ayrıca teslimatlar ve zaman çizelgeleri ile ilgili beklentileri yeniden belirlemek için bir fırsat olarak hizmet edecektir.
Ekibin Zamanını Koruyun
Bir ekip aşırı yüklendiğinde, işi bitirmek için sahip oldukları değerli zamanı korumak yöneticinin görevidir. Gereksiz toplantıları, telefon görüşmelerini veya etkinlikleri takvimlerinden kaldırın. En acil görevlerine odaklanabilmeleri için dikkat dağıtıcı unsurları ve kesintileri mümkün olduğunca en aza indirin.
Yöneticiler, haftada en az iki gün toplantı yapılmayacağını ilan edebilir veya odaklı çalışmaya izin vermek için her gün belirli saatlerde telefonda, e-postada ve WhatsApp üzerinde “Rahatsız Etmeyin” ayarlarının kullanılmasını teşvik edebilir. Aynı zamanda, ekibin kapasitesi artana kadar ek projelere veya görevlere hayır demek anlamına gelir.
Uzun Vadeli Çözümler Arayın
Çalışanlar, ancak bunalmışlık ve tükenmişlik belirtileri göstermeye başlamadan önce, aşırı iş yüküne katlanmaya zorlanabilir. Aşırı iş yükünün temel nedenlerine bakmak ve gerçek çözümler aramak önemlidir. Örneğin, daha fazla personel işe alınabilir mi veya bazı görevler harici yükleniciler tarafından yapılabilir mi? Veya yönetimin ele alabileceği bozuk veya eskimiş ekipman gibi altta yatan başka nedenler var mı?
Bir çalışanın yıllık izne çıkması veya bir hastalık gibi ara sıra meydana gelen bir kesinti, genellikle mevcut personel tarafından geçici olarak yönetilebilse de, herkesin iş yükü konusunda gerçekçi olmak önemlidir. Zihinsel, duygusal ve fiziksel sağlığa öncelik vermek, çalışanların elde tutulması ve kaliteli iş elde edilmesi için anahtardır.
Yöneticileriniz Ekiplerine Yardımcı Olmak İçin İhtiyaç Duydukları Becerilere Sahip mi?
Bazen aşırı iş yükü, yönetim becerilerinin eksikliğinden kaynaklanır. Crestcom’un liderlik geliştirme programları bu konuda ekiplerinize anahtar bazı metodlar aracılığıyla önemli beceriler kazandırabilir. Bu konuda geç kalmadan ekibinizin duygusal ve fiziksel sağlığını korumayı öncelik haline getirmelisiniz.